Organismes de formation : les pièges juridiques à éviter — Partie 2

Après notre première liste de 20 erreurs commises par les organismes de formation, nous poursuivons notre recensement des manquements les plus fréquemment constatés lors des contrôles DREETS, Caisse des dépôts et OPCO. Voici 20 nouvelles erreurs à éviter absolument.

Erreur n°1 : Ne pas encadrer correctement les formateurs indépendants (statut auto-entrepreneur)

De nombreux organismes de formation font appel à des formateurs en auto-entrepreneur sans vérifier si ce statut est compatible avec la réalité de la relation de travail. Si le formateur travaille exclusivement ou principalement pour un seul organisme, sous ses directives et dans ses locaux, la relation peut être requalifiée en contrat de travail par les juridictions prud’homales. L’organisme de formation s’expose alors à un redressement URSSAF considérable, au versement de rappels de charges sociales, et à des indemnités au profit du formateur. Il est impératif de vérifier les critères de subordination et, si nécessaire, de recourir à un contrat de travail à durée déterminée plutôt qu’à la sous-traitance.

Erreur n°2 : Ne pas distinguer les actions de formation des prestations de conseil

La frontière entre formation professionnelle et prestation de conseil est souvent floue, mais elle est juridiquement déterminante. Une prestation de conseil ne transfère pas de compétences généralisables à l’apprenant : elle apporte une solution spécifique à un problème de l’entreprise. À l’inverse, la formation vise l’acquisition de savoirs, savoir-faire et savoir-être transférables. Confondre les deux expose l’organisme à un redressement lors du contrôle, les financements publics ou mutualisés ne pouvant être mobilisés que pour des actions strictement qualifiables de formation au sens du Code du travail.

Erreur n°3 : Ne pas adapter le programme pédagogique aux apprenants en situation de handicap

Le droit à la formation est universel, et les organismes de formation ont l’obligation légale de prendre les mesures appropriées pour permettre aux personnes en situation de handicap d’accéder à leurs formations. Cette obligation d’adaptation comprend notamment les modalités pédagogiques, les supports de cours, les outils numériques et les conditions de passage des examens. Le référentiel Qualiopi intègre des critères spécifiques sur ce point. Un manquement à cette obligation peut non seulement entraîner un risque lors d’un audit, mais également exposer l’organisme à des recours contentieux de la part d’apprenants lésés.

Erreur n°4 : Négliger les obligations liées à la protection des données personnelles (RGPD)

Les organismes de formation collectent et traitent de nombreuses données personnelles : identité, coordonnées, données de connexion, résultats aux évaluations, données de santé pour les stagiaires handicapés, etc. Ces traitements sont soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. L’organisme doit tenir un registre des activités de traitement, nommer un délégué à la protection des données si nécessaire, informer les stagiaires de leurs droits et sécuriser les données. En cas de contrôle de la CNIL ou de violation de données, les sanctions peuvent atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial annuel.

Erreur n°5 : Ne pas formaliser les évaluations des acquis en cours et en fin de formation

Le Code du travail impose que toute action de formation comporte une évaluation des acquis. Cette évaluation doit être formalisée et documentée, tant en cours de formation qu’à l’issue de celle-ci. Le référentiel Qualiopi (critère 6) exige que l’organisme mesure les effets de la formation sur le développement des compétences des apprenants. Une absence d’évaluation ou des évaluations purement formelles sans lien avec les objectifs pédagogiques peuvent conduire à des non-conformités lors d’un audit ou à un rejet des dépenses lors d’un contrôle.

Erreur n°6 : Utiliser des certifications RS ou RNCP dont la validité a expiré

Les certifications inscrites au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS) sont accordées pour une durée déterminée. À l’expiration de leur inscription, elles ne peuvent plus être mobilisées pour financer des formations via le CPF. Or, certains organismes continuent à commercialiser des formations adossées à des certifications expirées, exposant les apprenants à une perte de leurs droits CPF et l’organisme à des demandes de remboursement et à une radiation d’EDOF. Il est indispensable de surveiller régulièrement le statut des certifications utilisées sur France Compétences.

Erreur n°7 : Ne pas tenir à jour le programme de formation en cas d’évolution du référentiel

Les référentiels de certification évoluent périodiquement. Lorsqu’un certificateur modifie son référentiel, l’organisme de formation doit mettre à jour son programme pédagogique en conséquence, sans délai. Dispenser une formation sur la base d’un référentiel obsolète expose l’organisme à des non-conformités lors des audits Qualiopi et à des contestations de la validité des certifications délivrées. L’organisme doit donc assurer une veille active sur les mises à jour des référentiels des certifications qu’il propose.

Erreur n°8 : Sous-estimer les obligations découlant de la certification Qualiopi

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.). Au-delà de l’obtention initiale, l’organisme doit maintenir sa conformité à l’ensemble des 32 indicateurs du référentiel, avec un audit de surveillance intermédiaire. Des non-conformités majeures peuvent conduire à la suspension ou au retrait de la certification, avec les conséquences financières désastreuses que cela implique. Beaucoup d’organismes obtiennent la certification mais négligent ensuite la mise à jour de leurs processus qualité.

Erreur n°9 : Ne pas encadrer juridiquement les partenariats et co-animations

Il arrive fréquemment que des organismes de formation s’associent pour délivrer une formation en commun, ou qu’ils co-animent des sessions avec des partenaires. Ces situations doivent impérativement être formalisées par une convention écrite précisant les rôles de chacun, la répartition des responsabilités pédagogiques et financières, ainsi que la question du NDA de chaque intervenant. À défaut, en cas de contrôle, l’organisme référencé peut se retrouver tenu pour seul responsable des manquements de son partenaire.

Erreur n°10 : Ne pas respecter les délais légaux de rétractation dans les contrats de formation

Pour les formations destinées aux particuliers, notamment celles financées via le CPF ou conclues à distance, le droit de rétractation doit être clairement mentionné dans le contrat et respecté dans sa mise en œuvre. Le stagiaire dispose d’un délai légal pour se rétracter sans frais. Toute clause restreignant ce droit ou prévoyant des pénalités en cas de rétractation exercée dans les délais légaux est nulle de plein droit. L’omission de cette mention dans le contrat constitue une irrégularité susceptible d’être sanctionnée lors d’un contrôle.

Erreur n°11 : Facturer des frais annexes non prévus dans le programme

Le coût total de la formation doit être annoncé clairement et exhaustivement avant la signature du contrat. Facturer a posteriori des frais non mentionnés initialement — frais de dossier, frais de certification, frais de supports pédagogiques — constitue une pratique irrégulière. Dans le cadre du CPF notamment, le financement accordé doit couvrir l’intégralité du coût tel qu’indiqué sur la plateforme EDOF. Tout dépassement non autorisé, ou frais cachés, peut donner lieu à des demandes de remboursement par la Caisse des dépôts et à des sanctions administratives.

Erreur n°12 : Ne pas conserver les pièces justificatives pendant la durée légale

L’article L. 6362-5 du Code du travail impose aux organismes de formation de conserver l’ensemble des pièces justificatives relatives aux actions de formation pendant une durée de cinq ans. Ces pièces incluent les conventions de formation, les feuilles d’émargement, les évaluations, les factures, les programmes, les CV des formateurs et les attestations de fin de formation. Une conservation insuffisante ou désorganisée rend impossible toute justification en cas de contrôle, et peut conduire à des rejets de dépenses ou à des demandes de remboursement, même si la formation a bien eu lieu.

Erreur n°13 : Commercialiser des formations en utilisant des appellations trompeuses

Certains organismes de formation utilisent des appellations susceptibles d’induire les apprenants en erreur sur la nature ou la valeur de la certification obtenue. Présenter une certification RS comme équivalente à un diplôme d’État, ou laisser croire qu’une formation mène à une qualification reconnue alors qu’elle ne débouche que sur une attestation de suivi, constitue une pratique trompeuse au sens du Code de la consommation. De telles pratiques peuvent conduire à des actions en concurrence déloyale, des plaintes d’apprenants lésés, et des enquêtes de la DGCCRF.

Erreur n°14 : Ne pas déclarer les modifications substantielles auprès de la DREETS

Lorsqu’un organisme de formation effectue des modifications substantielles — changement de dirigeant, changement d’objet social, déménagement du siège social, modification de la nature des actions de formation délivrées — il est tenu d’en informer la DREETS dans les délais impartis. L’absence de déclaration de ces changements peut entraîner la caducité du numéro de déclaration d’activité (NDA) et priver l’organisme de sa capacité à exercer légalement son activité de formation professionnelle.

Erreur n°15: Recourir à des pratiques de faux avis ou de témoignages fictifs

Dans un marché de la formation de plus en plus concurrentiel, certains organismes sont tentés d’améliorer leur réputation en ligne par des avis fictifs ou des témoignages de stagiaires complaisants ne reflétant pas une expérience réelle. Ces pratiques constituent une violation du Code de la consommation (pratiques commerciales trompeuses) et peuvent donner lieu à des poursuites pénales. Par ailleurs, la plateforme MonCompteFormation dispose de mécanismes de détection de ces avis artificiels, pouvant mener à la suspension du référencement de l’organisme.

Erreur n°16 : Ne pas respecter les règles de la convention collective applicable

Les organismes de formation employant des salariés sont soumis à la convention collective nationale des organismes de formation (IDCC 1516) pour la grande majorité d’entre eux. Cette convention collective prévoit des dispositions spécifiques en matière de classification, de rémunération minimale, de temps de travail des formateurs et de formation interne des salariés. Le non-respect de ces dispositions expose l’organisme à des redressements aux prud’hommes et à des actions de l’Inspection du travail, indépendamment des contrôles propres à l’activité de formation.

Erreur n°17 : Confier la direction pédagogique à une personne sans qualifications adéquates

La direction pédagogique d’un organisme de formation est une fonction qui exige des compétences en ingénierie de formation, en suivi des apprenants et en pilotage de la qualité pédagogique. Le référentiel Qualiopi vérifie notamment la qualification du responsable pédagogique et des formateurs. Confier cette responsabilité à une personne dont le profil ne correspond pas aux exigences du référentiel peut générer une non-conformité lors d’un audit. Dans certains secteurs réglementés, des exigences supplémentaires de qualification peuvent s’appliquer.

Erreur n°18 : Ne pas encadrer la sous-traitance en cascade

Certains organismes de formation font appel à des sous-traitants qui eux-mêmes sous-traitent à d’autres prestataires. Cette sous-traitance en cascade soulève des questions majeures : chaque maillon de la chaîne doit disposer d’un NDA valide, et la responsabilité de l’organisme donneur d’ordre peut être engagée pour les manquements de ses sous-traitants directs et indirects. Il est impératif que les contrats de sous-traitance interdisent expressément la sous-traitance non autorisée, et que l’organisme principal procède à des vérifications régulières sur ses partenaires.

Erreur n°19 : Ne pas assurer le suivi post-formation prévu dans le programme

Certains référentiels de certification, et plus généralement les bonnes pratiques reconnues par Qualiopi, prévoient un suivi post-formation des apprenants afin de mesurer les effets réels sur leur pratique professionnelle. Lorsqu’un tel suivi est prévu dans le programme vendu à l’apprenant ou dans le référentiel de certification, il est juridiquement opposable à l’organisme. Son absence peut constituer un manquement contractuel ouvrant droit à remboursement, et une non-conformité au référentiel Qualiopi.

Erreur n°20 : Ne pas vérifier l’éligibilité des stagiaires avant le démarrage de la formation

Avant de démarrer une formation financée par un OPCO, par le CPF ou par Pôle emploi, l’organisme de formation doit s’assurer que le bénéficiaire remplit bien les critères d’éligibilité au financement sollicité : statut professionnel, droits suffisants sur le CPF, accord de prise en charge de l’OPCO, etc. Démarrer une formation sans avoir préalablement obtenu un accord de prise en charge écrit fait peser sur l’organisme le risque de ne jamais être payé, ou d’être contraint à rembourser des fonds versés à tort. Cette vérification en amont est un réflexe indispensable de bonne gestion.