Organismes de formation: les pièges juridiques à éviter
Chez Nausica Avocats, nous recevons presque quotidiennement des organismes de formation contrôlés par la Caisse des dépôts, les OPCO ou les DREETS.
La plupart des sanctions reposent sur des erreurs récurrentes. Nous avons choisi de lister les principales afin d’alerter les organismes de formation.
Erreur n°1 : Ne pas réaliser une véritable action de formation professionnelle
Toute formation n’est pas professionnelle. Et toute action en direction des professionnels n’est pas une formation. Il importe à l’organisme de formation de bien vérifier si sa prestation entre dans le champ de la formation professionnelle.
Sa définition juridique est précisée dans le code du travail. Elle a « pour objet de favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l’emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l’accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale. Elle a également pour objet de permettre le retour à l’emploi des personnes(…)«
Le coaching, les prestations de service sans transmission de connaissance ou les formations loisirs n’entrent ainsi pas dans le champ de la formation professionnelle.
Erreur n°2: ne pas respecter les règles relatives à la mention du NDA
« Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : « Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat. »
Cette règle du code du travail est souvent méconnue. Il convient de préciser que les DREETS considèrent que cette règle s’applique non seulement à la publicité mais également aux factures et à tout support de communication
Erreur n°3: ne pas prévoir d’accompagnement pédagogique
Pour les formations à distance, il est exigé la mise en place par l’organisme de formation d’une « assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours » (code du travail). Il est fréquent que l’organisme de formation soit incapable d’apporter la preuve de cet accompagnement pédagogique, notamment en cas e-learning. Il est important que l’OF procède à cet accompagnement et soit en capacité d’en apporter la preuve.
Erreur n°4 : Travailler avec des formateurs sous-traitants sans NDA
Les sous-traitants qui participent aux actions de formation doivent impérativement disposer d’un NDA sauf s’ils sont salariés de l’organisme de formation (auquel cas ils ne sont pas sous-traitant). Cette règle est relativement récente et très souvent méconnue par les organismes de formation. Elle s’applique de manière très rigoureuse y compris pour les formateurs occasionnels.
A noter, il existe une base de données complète qui permet de vérifier si une entité dispose ou non d’un NDA. NB: si le sous-traitant ne dispose pas de NDA c’est l’organisme de formation sous-traiteur qui sera sanctionné.
Erreur n°5: Ne pas respecter scrupuleusement le référentiel de la formation
Dans les hypothèses où la formation doit être certifiante, en particulier pour le CPF, il est impératif que la formation respecte rigoureusement le référentiel de la formation, tel que défini sur France compétence que ce soit un titre RS ou un titre RNCP.
La formation ne doit contenir aucun contenu supplémentaire, mais doit couvrir l’intégralité des attendus précisés dans le référentiel. Ni plus, ni moins. Attention donc s’agissant des organismes de formation qui utilisent des certifications non totalement calées sur le contenu de leur formation. A noter que si le référentiel prévoit des prérequis, il importe à l’organisme de formation soit en mesure de justifier que ses stagiaires disposent du diplôme ou autre prérequis nécessaire.
Erreur n°6: Ne pas accompagner les apprenants dans leur certification
Dans les cas où la certification est obligatoire, l’organisme de formation est tenu d’accompagner le stagiaire jusqu’au passage de la certification. Il doit notamment justifier lui avoir communiqué les dates et modalités de passage de la formation.
L’Organisme de formation est tenu d’assurer, conformément à l’article L. 6323-6 du code du travail, les conditions d’accès aux examens de certification, notamment lorsque la formation est sanctionnée par une certification enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles ou au Répertoire Spécifique.
Erreur n°7: ne pas avoir de comptabilité séparée si l’OF ne fait pas que de la formation professionnelle
Le code du travail impose une comptabilité spécifique s’agissant de l’activité formation professionnelle. Cela résulte du code du travail qui dispose que « Les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience tiennent une comptabilité distincte pour cette activité lorsqu’ils exercent simultanément plusieurs autres activités. » (article D6352-18 du code du travail).
Cette règle n’est pas toujours connue des comptables et est impérative en cas de contrôle des DREETS.
Erreur n°8: ne pas être en mesure de justifier que chaque dépense est en lien avec la formation
Seules les dépenses en lien avec la formation peuvent utiliser les financements de la formation professionnelle (y compris si la formation est financée en fonds propres). L’OF doit pouvoir justifier du lien avec la formation de chacune de ses dépenses ainsi que la conformité de l’utilisation des fonds. Toutes les pièces comptables doivent être conservées (article L6362-5 du code du travail).
Les dépenses suivantes ont par exemple été rejetées :
- abonnements à des revues sans lien avec l’activité de l’organisme de formation
- achat de vêtements
- cadeaux et dons divers
- dépenses personnelles des stagiaires
Erreur n°:9 Ne pas rédiger correctement les conventions
Les conventions et contrats de formation doivent comporter des clauses précises. C’est le cas par exemple des clauses de résiliation ou de rétractation.
Les contrats de sous-traitance doivent également comporter des clauses spécifiques sous peine d’irrégularité.
Erreur n°10: Négliger le règlement intérieur
Chaque organisme de formation a l’obligation de rédiger un règlement intérieur destiné aux stagiaires. Ce règlement doit être mis en place dans un délai de trois mois après le démarrage de l’activité de l’organisme.
Cette obligation s’applique également aux organismes qui reçoivent des stagiaires dans des locaux qu’ils utilisent mais qui ne leur appartiennent pas.
Le règlement intérieur doit notamment comporter des clauses relatives à la santé et la sécurité, la discipline ou encore les modalités de représentation des stagiaires.
Erreur n°11 : Ne pas avoir une preuve incontestable de la réalisation de la formation
L’organisme de formation doit être en mesure d’apporter la preuve de la réalisation de la formation. De nombreuses preuves sont acceptées:
locaux, relevés de connexion, photographies, signatures, émargement .doit être précis (lieu, date, horaires, nom du formateur, nom de la formation, signature du formateur…. agenda des formateurs.. Contrôle de la cohérence… vérifie que pas de signature à la chaine…
Erreur n°12 Faire des formation en création d’entreprise thématiques
Erreur n°13 : Ne pas pouvoir justifier de la compétence du formateur (CV, diplôme…)
L’organisme de formation doit être en mesure de démontrer la qualification et l’expertise de chaque formateur intervenant. En cas de contrôle, il faut produire CV, diplômes, certifications professionnelles ou toute pièce prouvant l’adéquation entre le contenu dispensé et la compétence du formateur.À défaut, la formation peut être requalifiée ou considérée comme irrégulière.
Erreur n°14: Faire attention à l’information à délivrer avant la signature du contrat
Avant de signer une convention ou un contrat de formation, l’organisme doit fournir au stagiaire toutes les informations prévues par le Code du travail : programme détaillé, objectifs, durée, modalités d’évaluation, tarifs, conditions de rétractation et de résiliation, nom du formateur… etc.
Erreur n°15: Faire payer trop tôt le stagiaire
La réglementation encadre strictement les modalités de paiement par le stagiaire. Pour les formations CPF, tout paiement direct est interdit : seul l’organisme habilité perçoit les fonds. Pour les autres formations, un acompte peut être prévu, mais il doit respecter les limites légales et ne pas constituer un paiement total avant la réalisation de la prestation.Tout paiement anticipé non conforme peut être sanctionné par les autorités de contrôle.
Erreur n°16 : Une durée de formation inadaptée à la certification visée
La durée de la formation doit être cohérente avec le référentiel et les compétences visées. Une formation trop courte ou trop longue au regard des objectifs peut être considérée comme non conforme.En cas de contrôle, l’organisme doit démontrer que la durée prévue permet effectivement l’acquisition des compétences certifiantes.
Erreur n°17 Négliger la responsabilité solidaire du dirigeant
En cas de rejet des dépenses suite à un contrôle, le dirigeant de l’organisme de formation doit rembourser lui même les sommes si l’organisme n’est pas en capacité de le faire. Il et ainsi prévu que le dirigeant de fait ou de droit est solidaire de son organisme de formation (article L. 6362-10 du code du travail).
Erreur n°18 : faire des cadeaux aux stagiaires
L’administration refuse de considérer comme rattachable à la formation les dépenses concernant les cadeaux à la clientèle, les dépenses de réception et les dépenses liées à des voyages.
En outre, dans le cadre du CPF, tout cadeau au stagiaire est interdit. C’est le cas des ordinateurs ou des tablettes par exemple. Le juge a déjà pu considérer que tels cadeaux comme ne concourant pas à l’activité de formation de l’organisme.
Erreur n° 19: Ne pas faire sa demande d’exonération de tva
Les organismes de formation peuvent demander une exonération de TVA. Mais si elle n’a pas été accordée, elle n’est pas automatique. Il est important de bien facturer la TVA tant que l’OF n’a pas obtenu l’exonération sauf à risquer un redressement fiscal.
NB: l’exonération ne pourra couvrir que les activités de formation professionnelle (cf « erreur n°1).
Erreur n°20 Faire du démarche téléphonique
Depuis la réforme de 2022, le démarchage téléphonique pour vendre des formations éligibles au CPF est strictement interdit (article L. 6323-8 du Code du travail). Les organismes ne peuvent plus contacter des prospects par téléphone pour proposer des formations CPF.Les manquements sont lourdement sanctionnés, y compris par des radiations de la plateforme MonCompteFormation.
L’OF est également responsable si le démarchage est réalisé par un prestataire.
Erreur n°21 Ne pas déposer son bilan pédagogique annuel
Chaque année, l’organisme de formation doit déposer un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant le 30 avril. Ce document permet aux services de l’État de vérifier l’activité réelle de formation.Le non-dépôt du BPF entraîne automatiquement la radiation du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et l’impossibilité de continuer à délivrer des formations légalement.
Nausica Avocats est un cabinet d’avocat intervenant en droit des organismes de formation. N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un de nos avocats.