Accès aux documents administratifs : quand la communication tardive condamne l’administration aux frais

Un agent de catégorie B de la ville de Paris avait sollicité la communication de trois documents relatifs à son complément indemnitaire annuel (CIA) : sa fiche individuelle d’évaluation, le tableau collectif de répartition du CIA pour les agents de sa direction, et les instructions encadrant l’attribution de cette prime en cas d’arrêt de longue durée. Face au refus implicite puis explicite de la ville, il a saisi le tribunal administratif de Paris en août 2025.

En défense, la ville de Paris a indiqué, en octobre 2025, qu’il n’y avait plus lieu à statuer — signal clair que les documents avaient entre-temps été communiqués. L’agent s’est donc désisté de ses conclusions d’annulation et d’injonction en décembre 2025, mais a maintenu ses demandes au titre des frais d’instance, estimant que le comportement initial de l’administration justifiait une condamnation.

Le président de section du tribunal administratif de Paris a fait droit aux conclusions relatives aux frais et condamné la ville de Paris à verser à l’agent la somme de 1 000 euros au titre de l’article L. 761-1 du code de justice administrative. Cette décision, bien que rendue par ordonnance dans le cadre d’une procédure simplifiée, illustre un principe fondamental : le fait pour l’administration de finalement s’exécuter ne l’exonère pas des conséquences financières de son refus initial injustifié.

Le droit d’accès aux documents administratifs est consacré par la loi du 17 juillet 1978, codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration (CRPA). Tout agent public bénéficie en particulier du droit d’accéder à son dossier personnel ainsi qu’aux documents qui le concernent directement, tels que les éléments de sa rémunération ou les critères d’attribution des primes.

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a, à de nombreuses reprises, rappelé que les fiches individuelles d’évaluation ou de modulation indemnitaire constituent des documents communicables à l’agent concerné. De même, les tableaux collectifs peuvent être communiqués sous réserve d’occultation des mentions nominatives relatives aux autres agents.

En cas de refus ou de silence de l’administration, l’agent dispose d’un recours devant la CADA puis, en cas d’avis favorable non suivi d’effet, devant le juge administratif. La décision commentée confirme que même lorsque l’administration communique finalement le document en cours de procédure, la tardiveté de cette communication peut justifier une condamnation aux frais, dès lors que c’est précisément le refus initial qui a contraint l’agent à engager un recours contentieux.

Cette affaire revêt une portée pratique pour tout agent public qui se voit opposer un refus injustifié : l’engagement d’une procédure reste pertinent même si l’administration finit par s’exécuter, car le juge tient compte de la nécessité dans laquelle l’agent s’est trouvé d’agir en justice pour obtenir satisfaction.